Sie müs­sen ein Pro­to­koll schrei­ben aber wis­sen nicht, wie das geht? Dann be­nö­ti­gen Sie un­be­dingt un­se­re kos­ten­lo­se Mus­ter­vor­la­ge. Zu­dem er­fah­ren Sie al­les, was es über das kor­rek­te Ver­fas­sen von Er­eig­nis­pro­to­kol­len zu wis­sen gibt. Dank un­se­rer vor­ge­fer­tig­ten Vor­dru­cke müs­sen Sie sich auch kei­ne Ge­dan­ken über die rich­ti­ge For­ma­tie­rung ma­chen, son­dern kön­nen so­fort mit dem Ein­tra­gen des ers­ten Ta­ges­ord­nungs­punkts be­gin­nen.

Mustervorlage für ein Ereignisprotokoll

Da­mit Sie sich den Pro­to­koll­vor­druck¹ kos­ten­los her­un­ter­la­den kön­nen, müs­sen Sie nur links auf das Bild kli­cken. Dar­auf­hin öff­net sich eine PDF-Datei, die nach dem Aus­dru­cken nur dar­auf war­tet, von Ih­nen hand­schrift­lich aus­ge­füllt zu wer­den. Falls Sie an der For­ma­tie­rung der Vor­la­ge noch et­was än­dern möch­ten, dann spei­chern Sie sich die­se ODT-Datei (Libre­Of­fice). Mit­hil­fe die­ses di­gi­ta­len Vor­drucks könn­ten Sie das Pro­to­koll auch gleich auf ei­nem Com­pu­ter schrei­ben.

Der sechs­sei­ti­ge Pro­to­koll­vor­druck setzt sich fol­gen­der­ma­ßen zu­sam­men:

1. Die ers­te Sei­te ist das Da­ten­blatt, auf dem sämt­li­che Eck­da­ten über­sicht­lich zu­sam­men­ge­fasst wer­den. Dar­un­ter fal­len un­ter an­de­rem der Dis­kus­si­ons­an­lass, die Na­men der Teil­neh­mer und na­tür­lich die Über­schrif­ten der ein­zel­nen Ta­ges­ord­nungs­punk­te.
2. Die fünf wei­te­ren Sei­ten sind zum de­tail­lier­ten Er­fas­sen der dis­ku­tier­ten Ta­ges­ord­nungs­punk­te da. Ne­ben der Über­schrift bie­ten wei­te­re Zei­len aus­rei­chend Platz, den Dis­kus­si­ons­ver­lauf und das Er­geb­nis stich­punkt­ar­tig fest­zu­hal­ten.

Anleitung: Ein Protokoll schreiben

Das Pro­to­koll wird von Ar­beit­neh­mern, Schü­lern oder Stu­den­ten oft als läs­ti­ge An­ge­le­gen­heit an­ge­se­hen. Tat­säch­lich bie­tet die­ses Stück Pa­pier je­dem Teil­neh­mer die Ge­le­gen­heit, über di­ver­se The­men ak­tiv mit­zu­be­stim­men.

Um ein Pro­to­koll an­fer­ti­gen zu kön­nen, sind drei Par­tei­en von­nö­ten:

• Sit­zungs­lei­tung: In der Re­gel der Vor­ge­setz­te. Er be­stimmt das Zeit­fens­ter und den Ort der Dis­kus­si­on.
• Teil­neh­mer: Die Un­ter­ge­be­nen.
• Pro­to­koll­füh­rer: Be­lie­bi­ge Per­son, die ver­sucht eine ob­jek­ti­ve Grund­ein­stel­lung zu be­wah­ren.

Hin­weis: Der Pro­to­koll­füh­rer als neu­tra­le In­stanz ist al­lei­ne da­für ver­ant­wort­lich, dass das Ver­ein­bar­te un­ver­än­dert und sach­lich auf­ge­zeich­net wird. Eben­so er­fasst er ab­we­sen­de Teil­neh­mer, die zum Team ge­hö­ren, und un­ter­rich­tet die­se bei ih­rer Rück­kehr über das Ver­säum­te mit­hil­fe des Pro­to­kolls.

Sie sind sich noch nicht ganz si­cher, wie Sie die ers­te Sei­te des Vor­drucks rich­tig aus­fül­len sol­len? Dann se­hen Sie sich als Un­ter­stüt­zung un­ser Pro­to­koll­mus­ter an.

Wie wird ein Protokoll geführt?

So­bald alle wich­ti­gen Da­ten er­fasst wur­den und die Dis­kus­si­on be­ginnt, ent­schei­det der Pro­to­koll­füh­rer, was wirk­lich wich­tig ist.

Mer­ke: Ein Pro­to­koll wird stich­punkt­ar­tig ge­führt.

• TOP: Die Über­schrif­ten für die Ta­ges­ord­nungs­punk­te muss der Pro­to­koll­füh­rer selbst er­fin­den. Auch eher tri­via­le Din­ge wie die Be­grü­ßung oder Ver­ab­schie­dung sind wich­tig. Denn hier­bei wird oft­mals auf ver­gan­ge­ne Er­eig­nis­se ein­ge­gan­gen.
• Dis­kus­si­ons­ver­lauf: Bei der Aus­füh­rung der Ta­ges­ord­nungs­punk­te ist we­ni­ger mehr. Es zäh­len in ei­nem Pro­to­koll nur Fak­ten. Dies wä­ren bei­spiels­wei­se Vor­schlä­ge oder Be­schwer­den.
• Er­geb­nis: Wie ha­ben sich die Dis­kus­si­ons­teil­neh­mer ge­ei­nigt?
• Maß­nah­men: Ist et­was Au­ßer­ge­wöhn­li­ches er­for­der­lich, um das Pro­blem aus der Welt zu schaf­fen? Müs­sen bei­spiels­wei­se Hand­wer­ker en­ga­giert, oder ein Lie­fe­rant ge­wech­selt wer­den?
• Verantwortlich/Mitwirkend: Wer küm­mert sich um die Um­set­zung des Be­schlos­se­nen?
• Ter­min:  Bis wann soll das Er­geb­nis um­ge­setzt wer­den?

Können Protokolle verpflichtend sein?

Wäh­rend­des­sen Pro­to­kol­le bei Ei­gen­tü­mer­ver­samm­lun­gen in der Re­gel im­mer recht­lich bin­den sind, ist dies im Ar­beits­le­ben oft­mals nicht der Fall. Da­mit ein Pro­to­koll zu ei­ner ver­bind­li­chen Dienst­an­wei­sung wird, müs­sen oh­ne­hin ei­ni­ge Vor­aus­set­zun­gen er­füllt sein. Zum ei­nen ist es nö­tig, dass je­der Teil­neh­mer eine Ko­pie des Ori­gi­nal­pro­to­kolls aus­ge­hän­digt be­kommt. Des Wei­te­ren muss die Zu­stel­lung des Do­ku­ments durch die Un­ter­schrift des Emp­fän­gers be­stä­tigt wer­den.

Da­durch, dass das Pro­to­koll un­ter­schrie­ben wird, wird es zu ei­ner Ur­kun­de (ge­nau­er: ei­ner sog. “Pri­vat­ur­kun­de”).

Jans­sen, Axel: Ge­setz­li­che Grund­la­gen der Pro­to­koll­füh­rung. jes-beratung.de (12/2016).

Wie Sie se­hen, hat der Pro­to­koll­füh­rer eine äu­ßerst ver­ant­wor­tungs­vol­le Auf­ga­be. Üb­ri­gens, das fer­tig­ge­stell­te Pro­to­koll wird dem Sit­zungs­lei­ter noch­mals vor­ge­legt, da­mit die­ser es ab­seg­nen kann. Der Pro­to­kol­lant hat hier­bei die Sor­ge da­für zu tra­gen, dass im Nach­hin­ein nichts mehr ohne Zu­stim­mung der Teil­neh­mer ge­än­dert wird.

Ver­wand­te The­men:

Vor­druck für ei­nen Prak­ti­kums­be­richt
All­ge­mei­ne Voll­macht zum Her­un­ter­la­den

¹Die­ser Text stellt kei­ne Rechts­be­ra­tung dar. Die Ver­wen­dung der Vor­la­gen ge­schieht auf ei­ge­nes Ri­si­ko.