Tot­ge­sag­te le­ben län­ger. Die­se ein­gän­gi­ge Volks­weis­heit wird auch von der klas­si­schen E-Mail be­stä­tigt, die nun schon Ge­ne­ra­tio­nen von In­ter­net­be­nut­zern als Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel dient. Trotz der Kon­kur­renz, die von In­stant Mes­sen­gern wie Whats­App oder Sky­pe aus­geht, steigt das welt­wei­te E-Mail-Volumen jähr­lich. So wur­den al­lei­ne im Jah­re 2015 rund 205 Mil­li­ar­den¹ di­gi­ta­le Brie­fe zu­ge­stellt. Das ent­spricht ei­nem Wachs­tum von sie­ben Pro­zent im Ver­gleich zum Vor­jahr. Hin­ge­gen nimmt die Flut der Spam-E-Mails ste­tig ab. Dies liegt dar­an, dass sich Di­ät­pil­len, Po­tenz­mit­tel und Co. zwi­schen­zeit­lich viel bes­ser mit­hil­fe von ge­hack­ten Ac­counts in so­zia­len Netz­wer­ken an­prei­sen las­sen.

The­re have, ho­we­ver, been si­gns that spam­mers are tur­ning to al­ter­na­ti­ve me­thods to e-mail for dis­tri­bu­ting their mes­sa­ges - such as Face­book and Twit­ter [...]. In De­cem­ber, Twit­ter ac­counts were hi­ja­cked to dis­tri­bu­te diet pill spam [...].

Mor­gan, Ga­reth: Glo­bal spam e-mail le­vels sud­den­ly fall. bbc.com (07/2017).

Die E-Mail ist des­halb so be­liebt, da sie recht­lich re­le­vant ist und dazu er­mu­tigt, die for­ma­len Brief­kon­ven­tio­nen ein­zu­hal­ten. Au­ßer­dem ist es je­dem mög­lich, eine in­di­vi­du­el­le Si­gna­tur un­ter sei­ne di­gi­ta­len Nach­rich­ten zu set­zen.

Wäh­rend­des­sen so ein nütz­li­cher Stem­pel für Pri­vat­per­so­nen und Frei­be­ruf­ler nur eine zwang­lo­se Vi­si­ten­kar­te ist, dür­fen² man­che Ge­sell­schafts­for­men kei­ne E-Mail ohne eine voll­stän­di­ge Si­gna­tur ver­schi­cken. Au­ßer­dem gibt es zwei gän­gi­ge Da­tei­for­ma­te, in de­nen die schön ge­glie­der­ten Im­pres­sen ge­spei­chert wer­den kön­nen. Die­se un­ter­schei­den sich nicht nur in der Dar­stel­lung, son­dern spie­len auch für die Sys­tem­si­cher­heit eine gro­ße Rol­le.

Wie Sie se­hen, gibt es beim Ab­schluss­si­gnie­ren Ih­rer di­gi­ta­len Brie­fe sehr viel zu be­ach­ten. Aus die­sem Grund stel­len wir Ih­nen hier vor­ge­fer­tig­te E-Mail Si­gna­tu­ren zum kos­ten­lo­sen Down­load be­reit. Au­ßer­dem hel­fen wir Ih­nen da­bei her­aus­zu­fin­den, wel­che un­se­rer Si­gna­tur­vor­la­gen am bes­ten zu Ih­nen passt.

Unterschiede von E-Mail Signaturen

Zu­nächst soll­ten Sie sich Ge­dan­ken dar­über ma­chen, in wel­chem For­mat Ihre E-Mail Si­gna­tur ge­spei­chert sein soll. Die gän­gigs­te Form ist da­bei die schlich­te Text­da­tei, in der nur die Zei­chen­sät­ze dar­ge­stellt wer­den kön­nen, die sich auf Ih­rer Tas­ta­tur be­fin­den. Da­ne­ben ha­ben Sie auch die Mög­lich­keit, eine bun­te HTML-Signatur mit ei­ge­nen Bil­dern zu er­stel­len. Die­se kön­nen je­doch vor al­lem auf Fir­men­com­pu­tern aus Si­cher­heits­grün­den oft­mals nicht rich­tig dar­ge­stellt wer­den. Über HTML lässt sich näm­lich auch Schad­soft­ware aus­füh­ren, wes­halb IT-Abteilungen der­ar­ti­ge Si­gna­tu­ren von vorn­her­ein blo­ckie­ren.

Ne­ben dem For­mat wird eben­falls zwi­schen ei­ner pri­va­ten und ei­ner ge­schäft­li­chen E-Mail Si­gna­tur un­ter­schie­den.

Kostenlose Vorlagen für private Signaturen

Bei pri­va­ten E-Mails gibt es kei­ne Nor­men. Dem­zu­fol­ge kön­nen Sie krea­tiv sein und ein­falls­rei­che Si­gna­tu­ren im HTML-Format mit Bil­dern er­stel­len.

Die­se Si­gna­tur ent­hält ein Foto und Links zu den Social-Media-Plattformen Face­book, Goog­le+ und Twit­ter. Die­ses mo­di­sche Mus­ter er­hal­ten Sie als ge­pack­te ZIP-Datei, in­dem Sie auf die wei­ße Maus kli­cken.

Wie edi­tie­re ich HTML-Signaturen?

Ein wei­te­rer Nach­teil von HTML-Signaturen ist, dass die­se nicht ein­fach mit ei­nem ge­wöhn­li­chen Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm ge­öff­net wer­den kön­nen. Zum Edi­tie­ren un­se­rer di­gi­ta­len Mus­ter ha­ben Sie des­halb fol­gen­de zwei Op­tio­nen:

1. In­stal­lie­ren Sie ei­nen kos­ten­lo­sen HTML-Editor auf Ih­rem Sys­tem. Wir emp­feh­len hier­für die deutsch­spra­chi­ge Soft­ware Kom­po­Zer. Die­se schlan­ke Ap­pli­ka­ti­on ist nicht nur für Win­dows, son­dern eben­so für Ubun­tu und ma­cOS er­hält­lich. Nach­dem Sie Kom­po­Zer ge­star­tet ha­ben, müs­sen Sie nur noch eine un­se­rer HTML-Signaturen in das Pro­gramm la­den und kön­nen gleich dar­auf mit dem Ein­tra­gen Ih­rer per­sön­li­chen Da­ten be­gin­nen.
2. Edi­tie­ren Sie die Vor­la­gen mit Ih­rem E-Mail-Programm. Öff­nen Sie da­für die HTML-Datei durch ei­nen Dop­pel­links­klick in Ih­rem Web­brow­ser und mar­kie­ren Sie da­nach alle In­hal­te mit der Maus. Kli­cken Sie an­schlie­ßend die rech­te Maus­tas­te und wäh­len Sie fol­gend den Me­nü­punkt „Ko­pie­ren“ aus. Öff­nen Sie im nächs­ten Schritt eine neue E-Mail in Ih­rem E-Mail-Programm und fü­gen Sie das Ko­pier­te an der Stel­le ein, an die­ser Sie nor­ma­ler­wei­se den Text schrei­ben wür­den. Nun kön­nen Sie alle Da­ten an­pas­sen und die Si­gna­tur wie­der im HTML-Format ab­spei­chern.

Soll­te Ih­nen das al­les zu kom­pli­ziert oder zu um­ständ­lich sein, dann ent­schei­den Sie sich für die de­zen­te Text­vor­la­ge. Die­se Da­tei kann mit je­dem Edi­tor oder Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm (Mi­cro­soft Word, Libre­Of­fice Wri­ter, etc.) ge­öff­net und an­ge­passt wer­den. Das Ein­brin­gen von Bil­dern ist je­doch nicht mög­lich.

Abmahnfalle: Geschäftliche E-Mail Signaturen

Ge­schäft­li­che E-Mails müs­sen als sol­che ein­wand­frei zu iden­ti­fi­zie­ren sein. Aus die­sem Grund gibt es bei Fir­men­si­gna­tu­ren viel Feh­ler­po­ten­zi­al, wo­von fin­di­ge Ab­mahn­an­wäl­te seit Jah­ren pro­fi­tie­ren.

Seit Jah­ren häu­fen sich je­doch Ab­mahn­wel­len von un­se­riö­sen An­wäl­ten, die schnel­les Geld ver­die­nen wol­len. Ach­ten Sie da­her un­be­dingt auf die Voll­stän­dig­keit der An­ga­ben […].

Im­busch, Sa­ri­na: Ge­schäft­li­che E-Mails – So kor­re­spon­die­ren Sie rechts­si­cher und pro­fes­sio­nell. selbständig-im-netz.de (07/2017).

Eine stil­vol­le E-Mail Si­gna­tur im HTML-Format ei­ner GmbH oder ei­ner UG (haf­tungs­be­schränkt) könn­te so aus­se­hen. Bei die­sen Ge­sell­schafts­for­men ist es zwin­gend not­wen­dig, fol­gen­de In­for­ma­tio­nen an­zu­ge­ben:

• Ab­sen­der: Vor- und Zu­na­me. Die in­ner­be­trieb­li­che Funk­ti­on ist op­tio­nal.
• Name des Un­ter­neh­mens mit Rechts­form.
• Un­ter­neh­mens­sitz.
• Han­dels­re­gis­ter­num­mer und Re­gis­ter­ge­richt.
• Name des Ge­schäfts­füh­rers.

Es spielt je­doch über­haupt kei­ne Rol­le, wie die­se In­for­ma­tio­nen prä­sen­tiert wer­den. Des­halb könn­ten Sie in un­se­rer Bei­spiel­vor­la­ge zur GmbH so­gar Ihr Fir­men­lo­go ein­fü­gen.

In der Re­gel ist es je­doch Usus auf HTML-Signaturen im Ge­schäfts­ver­kehr zu ver­zich­ten.

Man mer­ke, ist das E-Mail-Impressum ab­mahn­si­cher ge­stal­tet, ha­ben Sie krea­ti­ven Spiel­raum für die E-Mail-Signatur im All­ge­mei­nen. Aber auch hier gilt: we­ni­ger ist manch­mal mehr.

Für-Gründer.de GmbH: Das E-Mail-Impressum in der Si­gna­tur als Teil der Im­pres­sums­pflicht. fuer-gruender.de (07/2017).

Aus die­sem Grund soll­ten Sie die schlich­te Va­ri­an­te im Text­for­mat von hier her­un­ter­la­den.

Vorlage: E-Mail Signatur für Einzelunternehmen

Bei Ein­zel­un­ter­neh­men herr­schen in Sa­chen E-Mail Si­gna­tur nicht ganz so stren­ge Re­geln. Wich­tig sind hier nur der voll­stän­di­ge Name des Un­ter­neh­mers und die Fir­men­an­schrift.

Das Bild zeigt, wie eine E-Mail Si­gna­tur ei­ner Kos­me­ti­ke­rin im Mo­zil­la Thun­der­bird aus­se­hen könn­te. Falls Sie die­se Va­ri­an­te für sich selbst an­pas­sen möch­ten, dann fin­den Sie hier die Vor­la­ge da­für.

Achtung: Disclaimer in Signaturen sind wertlos

Ich be­kom­me hin und wie­der E-Mails, bei de­nen un­ter den Si­gna­tur­da­ten fol­gen­der Hin­weis steht:

„Die­se E-Mail kann ver­trau­li­che und recht­lich ge­schütz­te In­for­ma­tio­nen ent­hal­ten. Wenn Sie nicht der be­ab­sich­tig­te Emp­fän­ger sind oder die­se E-Mail irr­tüm­lich er­hal­ten ha­ben, in­for­mie­ren Sie bit­te so­fort den Ab­sen­der te­le­fo­nisch oder per E-Mail und lö­schen Sie die­se E-Mail aus Ih­rem Sys­tem. Das un­er­laub­te Ko­pie­ren so­wie die un­be­fug­te Wei­ter­ga­be die­ser Mail ist nicht ge­stat­tet.“

Die­ser Dis­clai­mer ist un­nö­tig.

Zur Wirk­sam­keit und den Rechts­fol­gen bei der Ver­wen­dung ei­nes sol­chen Haf­tungs­aus­schlus­ses gibt es bis heu­te noch kei­ne ge­richt­li­che Ent­schei­dung. Die­ser Zu­satz wird von den Ver­sen­dern der Mails gern als Haf­tungs­ver­ein­ba­rung ge­se­hen. Eine sol­che Ver­ein­ba­rung ist je­doch ein Ver­trag und kann nach den Re­geln des Ver­trags­rechts nicht ein­sei­tig ent­ste­hen.

Sol­me­cke, Chris­ti­an: Pflicht­an­ga­ben und Dis­clai­mer in E-Mails. wbs-law.de (07/2017).

Wie baue ich die Signaturvorlagen in meine E-Mails ein?

Um eine Si­gna­tur an Ihre di­gi­ta­len Brie­fe an­hän­gen zu kön­nen, be­nö­ti­gen Sie ein E-Mail-Programm. Wir emp­feh­len Mo­zil­la Thun­der­bird für die­ses Ein­satz­ge­biet. Die funk­tio­nel­le Ap­pli­ka­ti­on ist nicht nur kos­ten­los, son­dern eben­falls für alle gän­gi­gen Be­triebs­sys­te­me ver­füg­bar.

• Nach­dem Sie eine der Vor­la­gen her­un­ter­ge­la­den ha­ben, müs­sen Sie die klei­ne ZIP-Datei zu­nächst ent­pa­cken. Hin­weis: Für die­sen Schritt ist kei­ne zu­sätz­li­che Soft­ware von­nö­ten. Wäh­len Sie die Mus­ter­si­gna­tur ein­fach nach dem Down­load mit ei­nem Dop­pel­links­klick an.
• Di­rekt im An­schluss soll­ten Sie die Si­gna­tur nach Ih­ren Wün­schen an­pas­sen. Über­schrei­ben Sie dazu die Platz­hal­ter mit Ih­ren per­sön­li­chen Da­ten.

Als Nächs­tes kön­nen Sie Ihre E-Mail-Signatur im Mo­zil­la Thun­der­bird hin­ter­le­gen.

• Öff­nen Sie hier­für die Ap­pli­ka­ti­on und kli­cken Sie gleich da­nach links oben auf Ihre be­reits ein­ge­rich­te­te E-Mail-Adresse.
• Dar­auf­hin er­scheint in der Pro­gramm­mit­te der Me­nü­punkt „Konto-Einstellungen be­ar­bei­ten”. Na­vi­gie­ren Sie in die­ses Un­ter­me­nü und wäh­len Sie di­rekt im An­schluss die Ka­te­go­rie „Ver­fas­sen & Adres­sie­ren” aus.

Ak­ti­vie­ren Sie dar­auf­fol­gend im rech­ten Me­nü­fens­ter den Punkt „Nach­rich­ten im HTML-Format ver­fas­sen”.

• Wäh­len Sie da­nach mit ei­nem Links­klick Ihre E-Mail-Adresse an. Die­ser Ein­trag be­fin­det sich di­rekt über der Ka­te­go­rie „Server-Einstellungen”.
• Dar­auf­hin er­scheint un­ter an­de­rem der Me­nü­punkt „Si­gna­tur­text”.

Ak­ti­vie­ren Sie in die­sem Me­nü­ab­schnitt den Punkt „Statt­des­sen eine Da­tei als Si­gna­tur an­hän­gen”.

• Na­vi­gie­ren Sie nun über die Schalt­flä­che „Durch­su­chen” in den Ord­ner, in dem sich Ihr in­di­vi­du­el­ler Si­gna­tur­stem­pel be­fin­det, und fü­gen Sie das Gan­ze ab­schlie­ßend in Ih­ren Mo­zil­la Thun­der­bird ein.

Ab so­fort wird Ihre hin­ter­leg­te Si­gna­tur im­mer au­to­ma­tisch ein­ge­blen­det, so­bald Sie eine neue E-Mail ver­fas­sen.

Fazit: E-Mail Signaturen sind keine Poesiealben

Ge­ne­rell soll­ten Sie beim Er­stel­len Ih­rer ei­ge­nen E-Mail Si­gna­tur ein Spie­ßer sein. Schließ­lich ist ein sol­cher di­gi­ta­ler Stem­pel eine nütz­li­che Vi­si­ten­kar­te und kein in­fan­ti­les Poe­sie­al­bum.

Ob­wohl wir von GWS2.de ger­ne Kunst er­zeu­gen und uns viel mit die­sem The­ma be­schäf­ti­gen, ver­wen­den wir alle Text­si­gna­tu­ren. Denn schließ­lich ist Face­book oder In­sta­gram ein we­sent­lich bes­se­rer Ort, um sich er­ha­ben in Sze­ne zu set­zen.

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¹Ra­di­ca­ti, Sara: Email Sta­tis­tics Re­port, 2015-2019. radicati.com (PDF) (07/2017).
²Die­ser Text stellt kei­ne Rechts­be­ra­tung dar. Die Ver­wen­dung der Vor­la­gen ge­schieht auf ei­ge­nes Ri­si­ko.