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Vorlagen für E-Mail Signaturen zum Download

Totgesagte leben länger. Diese eingängige Volksweisheit wird auch von der klassischen E-Mail bestätigt, die nun schon Generationen von Internetbenutzern als Kommunikationsmittel dient. Trotz der Konkurrenz, die von Instant Messengern wie WhatsApp oder Skype ausgeht, steigt das weltweite E-Mail-Volumen jährlich. So wurden alleine im Jahre 2015 rund 205 Milliarden¹ digitale Briefe zugestellt. Das entspricht einem Wachstum von sieben Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Hingegen nimmt die Flut der Spam-E-Mails stetig ab. Dies liegt daran, dass sich Diätpillen, Potenzmittel und Co. zwischenzeitlich viel besser mithilfe von gehackten Accounts in sozialen Netzwerken anpreisen lassen.

There have, however, been signs that spammers are turning to alternative methods to e-mail for distributing their messages – such as Facebook and Twitter […]. In December, Twitter accounts were hijacked to distribute diet pill spam […].

Morgan, Gareth: Global spam e-mail levels suddenly fall. bbc.com (07/2017).

Die E-Mail ist deshalb so beliebt, da sie rechtlich relevant ist und dazu ermutigt, die formalen Briefkonventionen einzuhalten. Außerdem ist es jedem möglich, eine individuelle Signatur unter seine digitalen Nachrichten zu setzen.

Bild von einer ausgedruckten E-Mail, die über eine Scharia konforme Signatur einer GmbH verfügt. Mit Tiefenschärfe inszeniert von Veronika Vetter Fine Art Künstlerin

Währenddessen so ein nützlicher Stempel für Privatpersonen und Freiberufler nur eine zwanglose Visitenkarte ist, dürfen² manche Gesellschaftsformen keine E-Mail ohne eine vollständige Signatur verschicken. Außerdem gibt es zwei gängige Dateiformate, in denen die schön gegliederten Impressen gespeichert werden können. Diese unterscheiden sich nicht nur in der Darstellung, sondern spielen auch für die Systemsicherheit eine große Rolle.

Wie Sie sehen, gibt es beim Abschlusssignieren Ihrer digitalen Briefe sehr viel zu beachten. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen hier vorgefertigte E-Mail Signaturen zum kostenlosen Download bereit. Außerdem helfen wir Ihnen dabei herauszufinden, welche unserer Signaturvorlagen am besten zu Ihnen passt.

Unterschiede von E-Mail Signaturen

Bild von Textdatei versus HTML-Signatur. Tipps für das perfekte E-Mail-ImpressumZunächst sollten Sie sich Gedanken darüber machen, in welchem Format Ihre E-Mail Signatur gespeichert sein soll. Die gängigste Form ist dabei die schlichte Textdatei, in der nur die Zeichensätze dargestellt werden können, die sich auf Ihrer Tastatur befinden. Daneben haben Sie auch die Möglichkeit, eine bunte HTML-Signatur mit eigenen Bildern zu erstellen. Diese können jedoch vor allem auf Firmencomputern aus Sicherheitsgründen oftmals nicht richtig dargestellt werden. Über HTML lässt sich nämlich auch Schadsoftware ausführen, weshalb IT-Abteilungen derartige Signaturen von vornherein blockieren.

Neben dem Format wird ebenfalls zwischen einer privaten und einer geschäftlichen E-Mail Signatur unterschieden.

Kostenlose Vorlagen für private Signaturen

Bei privaten E-Mails gibt es keine Normen. Demzufolge können Sie kreativ sein und einfallsreiche Signaturen im HTML-Format mit Bildern erstellen.

Bild von privater Signatur des GWS2.de Maskottchens Gustl von Mausbach. Kostenlose Vorlage der E-Mail Signatur enthält ein Foto und Social Media Buttons. Idee von Veronika Vetter Fine Art Künstlerin

Diese Signatur enthält ein Foto und Links zu den Social-Media-Plattformen Facebook, Google+ und Twitter. Dieses modische Muster erhalten Sie als gepackte ZIP-Datei, indem Sie auf die weiße Maus klicken.

Wie editiere ich HTML-Signaturen?

Ein weiterer Nachteil von HTML-Signaturen ist, dass diese nicht einfach mit einem gewöhnlichen Textverarbeitungsprogramm geöffnet werden können. Zum Editieren unserer digitalen Muster haben Sie deshalb folgende zwei Optionen:

  1. Installieren Sie einen kostenlosen HTML-Editor auf Ihrem System. Wir empfehlen hierfür die deutschsprachige Software KompoZer. Diese schlanke Applikation ist nicht nur für Windows, sondern ebenso für Ubuntu und macOS erhältlich. Nachdem Sie KompoZer gestartet haben, müssen Sie nur noch eine unserer HTML-Signaturen in das Programm laden und können gleich darauf mit dem Eintragen Ihrer persönlichen Daten beginnen.
  2. Editieren Sie die Vorlagen mit Ihrem E-Mail-Programm. Öffnen Sie dafür die HTML-Datei durch einen Doppellinksklick in Ihrem Webbrowser und markieren Sie danach alle Inhalte mit der Maus. Klicken Sie anschließend die rechte Maustaste und wählen Sie folgend den Menüpunkt „Kopieren“ aus. Öffnen Sie im nächsten Schritt eine neue E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm und fügen Sie das Kopierte an der Stelle ein, an dieser Sie normalerweise den Text schreiben würden. Nun können Sie alle Daten anpassen und die Signatur wieder im HTML-Format abspeichern.

Sollte Ihnen das alles zu kompliziert oder zu umständlich sein, dann entscheiden Sie sich für die dezente Textvorlage. Diese Datei kann mit jedem Editor oder Textverarbeitungsprogramm (Microsoft Word, LibreOffice Writer, etc.) geöffnet und angepasst werden. Das Einbringen von Bildern ist jedoch nicht möglich.

Abmahnfalle: Geschäftliche E-Mail Signaturen

Geschäftliche E-Mails müssen als solche einwandfrei zu identifizieren sein. Aus diesem Grund gibt es bei Firmensignaturen viel Fehlerpotenzial, wovon findige Abmahnanwälte seit Jahren profitieren.

Seit Jahren häufen sich jedoch Abmahnwellen von unseriösen Anwälten, die schnelles Geld verdienen wollen. Achten Sie daher unbedingt auf die Vollständigkeit der Angaben […].

Imbusch, Sarina: Geschäftliche E-Mails – So korrespondieren Sie rechtssicher und professionell. selbständig-im-netz.de (07/2017).

Bild von einer Mustersignatur für E-Mails zum Herunterladen. Mit Logo zum selber Editieren. Kostenlos bereitgestellt von Veronika Vetter Fine Art Künstlerin

Mustersignatur für eine GmbH im HTML-Format

Eine stilvolle E-Mail Signatur im HTML-Format einer GmbH oder einer UG (haftungsbeschränkt) könnte so aussehen. Bei diesen Gesellschaftsformen ist es zwingend notwendig, folgende Informationen anzugeben:

  • Absender: Vor- und Zuname. Die innerbetriebliche Funktion ist optional.
  • Name des Unternehmens mit Rechtsform.
  • Unternehmenssitz.
  • Handelsregisternummer und Registergericht.
  • Name des Geschäftsführers.

Es spielt jedoch überhaupt keine Rolle, wie diese Informationen präsentiert werden. Deshalb könnten Sie in unserer Beispielvorlage zur GmbH sogar Ihr Firmenlogo einfügen.

In der Regel ist es jedoch Usus auf HTML-Signaturen im Geschäftsverkehr zu verzichten.

Man merke, ist das E-Mail-Impressum abmahnsicher gestaltet, haben Sie kreativen Spielraum für die E-Mail-Signatur im Allgemeinen. Aber auch hier gilt: weniger ist manchmal mehr.

Für-Gründer.de GmbH: Das E-Mail-Impressum in der Signatur als Teil der Impressumspflicht. fuer-gruender.de (07/2017).

Aus diesem Grund sollten Sie die schlichte Variante im Textformat von hier herunterladen.

Vorlage: E-Mail Signatur für Einzelunternehmen

Bei Einzelunternehmen herrschen in Sachen E-Mail Signatur nicht ganz so strenge Regeln. Wichtig sind hier nur der vollständige Name des Unternehmers und die Firmenanschrift.

Bild von E-Mail Signatur für Einzelunternehmen. Kostenlose Vorlage zum Herunterladen. Barbara Feile bekommt viele neue Kunden, wenn sie ihre geschäftliche Signatur an E-Mails anhängt

Das Bild zeigt, wie eine E-Mail Signatur einer Kosmetikerin im Mozilla Thunderbird aussehen könnte. Falls Sie diese Variante für sich selbst anpassen möchten, dann finden Sie hier die Vorlage dafür.

Achtung: Disclaimer in Signaturen sind wertlos

Ich bekomme hin und wieder E-Mails, bei denen unter den Signaturdaten folgender Hinweis steht:

„Diese E-Mail kann vertrauliche und rechtlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender telefonisch oder per E-Mail und löschen Sie diese E-Mail aus Ihrem System. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser Mail ist nicht gestattet.“

Dieser Disclaimer ist unnötig.

Zur Wirksamkeit und den Rechtsfolgen bei der Verwendung eines solchen Haftungsausschlusses gibt es bis heute noch keine gerichtliche Entscheidung. Dieser Zusatz wird von den Versendern der Mails gern als Haftungsvereinbarung gesehen. Eine solche Vereinbarung ist jedoch ein Vertrag und kann nach den Regeln des Vertragsrechts nicht einseitig entstehen.

Solmecke, Christian: Pflichtangaben und Disclaimer in E-Mails. wbs-law.de (07/2017).

Wie baue ich die Signaturvorlagen in meine E-Mails ein?

Um eine Signatur an Ihre digitalen Briefe anhängen zu können, benötigen Sie ein E-Mail-Programm. Wir empfehlen Mozilla Thunderbird für dieses Einsatzgebiet. Die funktionelle Applikation ist nicht nur kostenlos, sondern ebenfalls für alle gängigen Betriebssysteme verfügbar.

  • Nachdem Sie eine der Vorlagen heruntergeladen haben, müssen Sie die kleine ZIP-Datei zunächst entpacken. Hinweis: Für diesen Schritt ist keine zusätzliche Software vonnöten. Wählen Sie die Mustersignatur einfach nach dem Download mit einem Doppellinksklick an.
  • Direkt im Anschluss sollten Sie die Signatur nach Ihren Wünschen anpassen. Überschreiben Sie dazu die Platzhalter mit Ihren persönlichen Daten.

Screenshot von Mozilla Thunderbird Menüpunkt "Konto-Einstellungen bearbeiten"

Als Nächstes können Sie Ihre E-Mail-Signatur im Mozilla Thunderbird hinterlegen.

  • Öffnen Sie hierfür die Applikation und klicken Sie gleich danach links oben auf Ihre bereits eingerichtete E-Mail-Adresse.
  • Daraufhin erscheint in der Programmmitte der Menüpunkt „Konto-Einstellungen bearbeiten“. Navigieren Sie in dieses Untermenü und wählen Sie direkt im Anschluss die Kategorie „Verfassen & Adressieren“ aus.
Screenshot von Mozilla Thunderbird: E-Mail-Programm zeigt keine HTML-Signaturen an, was tun? Dieser Menüpunkt muss für HTML aktiviert werden

Das Verfassen von HTML-Signaturen muss im Mozilla Thunderbird händisch aktiviert werden

Aktivieren Sie darauffolgend im rechten Menüfenster den Punkt „Nachrichten im HTML-Format verfassen“.

  • Wählen Sie danach mit einem Linksklick Ihre E-Mail-Adresse an. Dieser Eintrag befindet sich direkt über der Kategorie „Server-Einstellungen“.
  • Daraufhin erscheint unter anderem der Menüpunkt „Signaturtext“.
Screenshot vom Hinterlegen einer eigenen E-Mail-Signatur im Mozilla Thunderbird

Hinzufügen einer E-Mail-Signatur im Mozilla Thunderbird 52.2.1 unter Ubuntu 16.04.2 LTS

Aktivieren Sie in diesem Menüabschnitt den Punkt „Stattdessen eine Datei als Signatur anhängen“.

  • Navigieren Sie nun über die Schaltfläche „Durchsuchen“ in den Ordner, in dem sich Ihr individueller Signaturstempel befindet, und fügen Sie das Ganze abschließend in Ihren Mozilla Thunderbird ein.

Ab sofort wird Ihre hinterlegte Signatur immer automatisch eingeblendet, sobald Sie eine neue E-Mail verfassen.

Fazit: E-Mail Signaturen sind keine Poesiealben

Generell sollten Sie beim Erstellen Ihrer eigenen E-Mail Signatur ein Spießer sein. Schließlich ist ein solcher digitaler Stempel eine nützliche Visitenkarte und kein infantiles Poesiealbum.

Obwohl wir von GWS2.de gerne Kunst erzeugen und uns viel mit diesem Thema beschäftigen, verwenden wir alle Textsignaturen. Denn schließlich ist Facebook oder Instagram ein wesentlich besserer Ort, um sich erhaben in Szene zu setzen.

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¹Radicati, Sara: Email Statistics Report, 2015-2019. radicati.com (PDF) (07/2017).
²Dieser Text stellt keine Rechtsberatung dar. Die Verwendung der Vorlagen geschieht auf eigenes Risiko.

Mein Name ist Sascha alias Kilobyte und ich bin Blogger seit 2009. Als Liebhaber und Bewunderer der bildenden Künste publiziere ich hier seit 2011 Anleitungen und Erfahrungsberichte über die schönen Dinge des Lebens. Außerdem sorge ich für die Funktionalität von GWS2.de. Ich mag Pinguine, die Weimarer Klassik, Quentin Tarantino und für italienisches Essen mit einem Glas Grauburgunder mache ich fast alles.


Kategorie: Blog
  • Renate Grobe sagt:

    Guten Abend ich bin auf der Suche gewesen wie ich eine Signatur mit Bildern mache und kam hier hin. Erstmal großes Lob ich bin nun wesentlich schlauer 🙂 Das mit dem HTML ist mir aber zu kompliziert. Ich habe mir jetzt eine normale Signatur gemacht, tuts auch. Danke für die vielen Informationen, Renate Grobe, Pingelshagen (Meck-Pom).

  • Michelle sagt:

    Puh, das war jetzt ne Menge Input! Aber ich habe es echt hinbekommen eine normale Textsignatur mit deiner Hilfe zu erstellen 😀 Sonst bin ich nicht so der PC Crack aber das war echt einfach.

    Gut, die Signatur mit dem Bild würde mir jetzt schon auch gefallen. Aber HTML? o_0 und außerdem hast du recht, ist wirklich too much 🙂

    Alles Liebe und vielen Dank
    Michelle

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