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Protokoll schreiben – Vorlage und Tipps

Sie müssen ein Protokoll schreiben aber wissen nicht, wie das geht? Dann benötigen Sie unbedingt unsere kostenlose Mustervorlage. Zudem erfahren Sie alles, was es über das korrekte Verfassen von Ereignisprotokollen zu wissen gibt. Dank unserer vorgefertigten Vordrucke müssen Sie sich auch keine Gedanken über die richtige Formatierung machen, sondern können sofort mit dem Eintragen des ersten Tagesordnungspunkts beginnen.

Mustervorlage für ein Ereignisprotokoll

Bild von Protokollvorlage im PDF-FormatDamit Sie sich den Protokollvordruck¹ kostenlos herunterladen können, müssen Sie nur links auf das Bild klicken. Daraufhin öffnet sich eine sechsseitige PDF-Datei, die nach dem Ausdrucken nur darauf wartet, von Ihnen handschriftlich ausgefüllt zu werden. Falls Sie an der Formatierung der Vorlage noch etwas ändern möchten, dann speichern Sie sich diese ODT-Datei (LibreOffice). Mithilfe dieses digitalen Vordrucks könnten Sie das Protokoll auch gleich auf einem Computer schreiben.

Der sechsseitige Protokollvordruck setzt sich folgendermaßen zusammen:

  1. Die erste Seite ist das Datenblatt, auf dem sämtliche Eckdaten übersichtlich zusammengefasst werden. Darunter fallen unter anderem der Diskussionsanlass, die Namen der Teilnehmer und natürlich die Überschriften der einzelnen Tagesordnungspunkte.
  2. Die fünf weiteren Seiten sind zum detaillierten Erfassen der diskutierten Tagesordnungspunkte da. Neben der Überschrift bieten weitere Zeilen ausreichend Platz, den Diskussionsverlauf und das Ergebnis stichpunktartig festzuhalten.

Anleitung: Ein Protokoll schreiben

Das Protokoll wird von Arbeitnehmern, Schülern oder Studenten oft als lästige Angelegenheit angesehen. Tatsächlich bietet dieses Stück Papier jedem Teilnehmer die Gelegenheit, über diverse Themen aktiv mitzubestimmen.

Bild von ausgefülltem Protokoll

Um ein Protokoll anfertigen zu können, sind drei Parteien vonnöten:

  • Sitzungsleitung: In der Regel der Vorgesetzte. Er bestimmt das Zeitfenster und den Ort der Diskussion.
  • Teilnehmer: Die Untergebenen.
  • Protokollführer: Beliebige Person, die versucht eine objektive Grundeinstellung zu bewahren.

Hinweis: Der Protokollführer als neutrale Instanz ist alleine dafür verantwortlich, dass das Vereinbarte unverändert und sachlich aufgezeichnet wird. Ebenso erfasst er abwesende Teilnehmer, die zum Team gehören, und unterrichtet diese bei ihrer Rückkehr über das Versäumte mithilfe des Protokolls.

Sie sind sich noch nicht ganz sicher, wie Sie die erste Seite des Vordrucks richtig ausfüllen sollen? Dann sehen Sie sich als Unterstützung unser Protokollmuster an.

Wie wird ein Protokoll geführt?

Sobald alle wichtigen Daten erfasst wurden und die Diskussion beginnt, entscheidet der Protokollführer, was wirklich wichtig ist.

Merke: Ein Protokoll wird stichpunktartig geführt.

  • TOP: Die Überschriften für die Tagesordnungspunkte muss der Protokollführer selbst erfinden. Auch eher triviale Dinge wie die Begrüßung oder Verabschiedung sind wichtig. Denn hierbei wird oftmals auf vergangene Ereignisse eingegangen.
  • Diskussionsverlauf: Bei der Ausführung der Tagesordnungspunkte ist weniger mehr. Es zählen in einem Protokoll nur Fakten. Dies wären beispielsweise Vorschläge oder Beschwerden.
  • Ergebnis: Wie haben sich die Diskussionsteilnehmer geeinigt?
  • Maßnahmen: Ist etwas Außergewöhnliches erforderlich, um das Problem aus der Welt zu schaffen? Müssen beispielsweise Handwerker engagiert, oder ein Lieferant gewechselt werden?
  • Verantwortlich/Mitwirkend: Wer kümmert sich um die Umsetzung des Beschlossenen?
  • Termin:  Bis wann soll das Ergebnis umgesetzt werden?

Können Protokolle verpflichtend sein?

Bild von Ergebnissen auf einem handschriftlichen ProtokollWährenddessen Protokolle bei Eigentümerversammlungen in der Regel immer rechtlich binden sind, ist dies im Arbeitsleben oftmals nicht der Fall. Damit ein Protokoll zu einer verbindlichen Dienstanweisung wird, müssen ohnehin einige Voraussetzungen erfüllt sein. Zum einen ist es nötig, dass jeder Teilnehmer eine Kopie des Originalprotokolls ausgehändigt bekommt. Des Weiteren muss der Empfang bestätigt werden.

Dadurch, dass das Protokoll unterschrieben wird, wird es zu einer Urkunde (genauer: einer sog. “Privaturkunde”).

Janssen, Axel: Gesetzliche Grundlagen der Protokollführung. jes-beratung.de (12/2016).

Der Protokollführer hat, wie Sie sehen eine äußerst verantwortungsvolle Aufgabe. Übrigens, das fertiggestellte Protokoll wird dem Sitzungsleiter nochmals vorgelegt, damit dieser es absegnen kann. Der Protokollant hat hierbei die Sorge dafür zu tragen, dass im Nachhinein nichts mehr ohne Zustimmung der Teilnehmer geändert wird.

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¹Dieser Text stellt keine Rechtsberatung dar. Die Verwendung der Vorlagen geschieht auf eigenes Risiko.

Mein Name ist Sascha alias Kilobyte und ich bin Blogger seit 2009. Als Liebhaber und Bewunderer der bildenden Künste publiziere ich hier seit 2011 Anleitungen und Erfahrungsberichte über die schönen Dinge des Lebens. Außerdem sorge ich für die Funktionalität von GWS2.de. Ich mag Pinguine, die Weimarer Klassik, Quentin Tarantino und für italienisches Essen mit einem Glas Grauburgunder mache ich fast alles.


Kategorie: Blog
  • Melanie sagt:

    OMG danke ich hatte so Panik vor dem Protokoll! Heute früh kam meine Chefin zu mir und sagt ich soll morgen ein Protokoll schreiben wenn wir mit unserer BL reden. Ich habe so etwas noch nie gemacht, was sie nicht interessiert hat. Ich habe die letzten 2 Stunden mit deiner Vorlage geübt 🙂 Danke jetzt bin ich todmüde, lg <3 Melly

  • Pia Kessler sagt:

    Gar nicht so schwer, wenn man einmal weiß wies geht 🙂 Ich bin der SMV und wir haben festgestellt, dass es ohne Protokoll nicht geht. Kennt wahrscheinlich jeder, 5 Leute und 6 Meinungen 🙂 Vielen Dank für die Infos und das Muster.

  • Tine^99 sagt:

    Danke! Endlich wird das mit dem Protokoll einmal richtig erklärt. Das Muster hilft mir sehr! Ich muss morgen früh das erste mal in meinem Leben ein Protokoll schreiben und hab solche Panik davor, ich könnt heulen 🙂 na immerhin weiß ich jetzt wie es geht. Liebe Grüße und mach bitte weiter so.

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